REGOLAMENTO

PER IL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI

(Leggi: 8.6.1990 n. 142 - 7.8.1990 n. 241-

31.12.1996 n. 675 - D.P.R. 27.6.1992 n. 352)

Adottato dal Consiglio Comunale con atto n. 124 del 15.12.1997.

Pubblicato all'Albo Pretorio dal 19.12.1997 al 2.1.1998.

Sottoposto al controllo preventivo di legittimità e divenuto esecutivo per decorrenza termine di legge (30 giorni) il 24 gennaio 1998.

Affisso all’Albo Pretorio dal 27 gennaio 1998 al 10 febbraio 1998 - (15 giorni).

Entrato in vigore dall'11 febbraio 1998.

INDICE

CAPO I

Disposizioni Generali

art. 1 - Fonti e finalità

art. 2 – Oggetto

CAPO II

Diritto di accesso da parte dei cittadini

art. 3 - Soggetti titolari del diritto di accesso

art. 4 - Struttura del servizio

art. 5 - Responsabilità del procedimento di accesso

art. 6 - Termini del procedimento

art. 7 - Procedimento di accesso

art. 8 - Identificazione del richiedente

art. 9 - Modalità di accesso

art. 10 - Procedimento di accesso mediante richiesta a mezzo posta

art. 11 - Visione dei documenti

art. 12 - Rilascio di copie

art. 13 - Rilascio di copie autenticate

art. 14 - Rilascio di copie in bollo

art. l5 - Documenti soggetti all'accesso

art. 16 - Documenti sottratti all'accesso

art. 17 - Differimento dell'accesso

art. 18 – Ricorsi

CAPO III

Esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi da

parte dei Consiglieri Comunali e Circoscrizionali

art. 19 - Esercizio del diritto di visione

art. 20 - Rilascio di copie

CAPO IV

Esercizio del diritto di accesso da parte di altri soggetti

art. 21 - Accesso ai documenti da parte dei Revisori dei Conti e del Difensore Civico

CAPO V

Esercizio del diritto all'informazione

art. 22 - Esercizio del diritto all'informazione da parte dei cittadini singoli o costituiti in associazioni

art. 23 - Esercizio del diritto all'informazione da parte dei Consiglieri Comunali e Circoscrizionali e da parte dei Revisori dei Conti

art. 24 - Strumenti informatici

CAPO VI

Disposizioni finali

art. 25 - Pubblicazioni all'Albo Pretorio

art. 26 - Pubblicità delle spese elettorali

art. 27 - Entrata in vigore del Regolamento

CAPO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Art. 1

FONTI E FINALITA'

1. Il presente regolamento attua i principi affermati dalla legge 8.6.1990 n. 142, le disposizioni della legge 7.8.1990 n. 241 del D.P.R. 27.6.1992 n. 352, della legge n. 675 del 31.12.1996 e dello statuto comunale, al fine di garantire e disciplinare l'esercizio del diritto di accesso agli atti, ai documenti amministrativi ed informativi in possesso dell'amministrazione.

2. In conformità a quanto stabilito dall’art. 7 della legge 8.6.1990 n. 142 e dall'art. 54 dello statuto comunale tutti gli atti del Comune sono pubblici, ad eccezione di quelli riservati per espressa disposizione di legge o per effetto delle disposizioni di cui ai successivi artt. 16 e 17 del presente regolamento.

Art. 2

OGGETTO

1. Per "accesso" ai documenti amministrativi si intende la possibilità della piena conoscenza di questi, mediante visione o estrazione di copia, ovvero mediante altra modalità idonea a consentire l'esame dell'atto in qualsiasi forma ne sia rappresentato il contenuto.

2. Per "documento amministrativo" si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o qualsiasi altra forma rivesta il contenuto di atti o provvedimenti, prodotti dagli organi elettivi o non elettivi di questo Comune.

3. Per "documento informativo" si intende qualunque forma di comunicazione diretta a rappresentare alla cittadinanza il contenuto di atti, oppure notizie di rilevanza generale.

CAPO II

DIRITTO DI ACCESSO DA PARTE DEI CITTADINI

Art. 3

SOGGETTI TITOLARI DEL DIRITTO DI ACCESSO

1. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi del Comune è riconosciuto a tutte le persone fisiche e giuridiche che vi abbiano interesse, ivi compresi i portatori di interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati, per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, in conformità a quanto stabilito dall'art. 22 della legge 7.8.1990, n. 241.

2. Ai sensi del precedente comma, sono, dunque, titolari del diritto di accesso tutti coloro che possono vantare un interesse in via giurisdizionale ordinaria o amministrativa. Deve trattarsi, pertanto, di un interesse attuale, personale e diretto, non essendo sufficiente un semplice interesse generico.

Art. 4

STRUTTURA DEL SERVIZIO

1. L'Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.) del Comune provvede a fornire tutte le informazioni sulle modalità di esercizio del diritto di accesso e sui relativi costi, nonché ad indicare all’interessato l'ufficio competente in materia, l'elenco aggiornato dei responsabili dei procedimenti, lo stato delle procedure e gli orari di apertura degli uffici stessi.

2. Presso l'Ufficio Relazioni con il Pubblico sono a disposizione degli interessati moduli prestampati per la formulazione della richiesta di accesso ai documenti, presentabili presso l'Ufficio medesimo.

Art. 5

RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DI ACCESSO

1. Responsabile del procedimento di accesso è il dirigente o il responsabile del settore o servizio depositario della documentazione richiesta ovvero altro dipendente da questi designato.

Art. 6

TERMINI DEL PROCEDIMENTO

1. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni dalla presentazione della richiesta all'ufficio competente di norma per tramite del protocollo generale, ai sensi dell’art. 4, comma 5, del D.P.R. 27.6.1992 n. 352.

2. Qualora il richiedente non si avvalga del diritto di accesso entro 60 giorni dalla data di presentazione della richiesta, la domanda si intende decaduta.

3. Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell’accesso sono ammessi nei casi e nei limiti stabiliti dagli artt. 16 e 17, debbono essere motivati e comunicati ai richiedenti nei termini di cui al 1° comma e nelle forme di rito indicative altresì dell'organo giurisdizionale presso cui esplicare l'impugnativa.

Art. 7

PROCEDIMENTO DI ACCESSO

A. ACCESSO INFORMALE

1. I1 diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, all'ufficio dell'amministrazione competente a formare l'atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente.

2. L'interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l'individuazione, specificare e, ove occorra, comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta, far constare della propria identità e, ove occorra, dei propri poteri rappresentativi.

3. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, esibizione del documento, estrazione di copie,ovvero altra modalità idonea.

4. La richiesta, ove provenga da una pubblica amministrazione, è presentata dal titolare dell'ufficio interessato o dal responsabile del procedimento amministrativo dell'Amministrazione richiedente.

5. Sulla base degli indirizzi generali del sindaco, i dirigenti, sentiti i responsabili dei procedimenti, fissano appositi orari per l'esercizio dell'accesso, coordinandoli con gli orari di apertura al pubblico.

B. ACCESSO FORMALE

1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sull'accessibilità del documento, il richiedente è informato dall’Ufficio Relazioni al Pubblico della possibilità di presentare, contestualmente, istanza formale.

2. La richiesta deve essere motivata, anche con riferimento all'interesse di cui al precedente art. 3, che la legittima, e deve indicare gli elementi che consentono l'individuazione del documento oggetto dell'accesso.

3. Salvi i casi previsti dagli artt. 13 e 14 del presente regolamento, la richiesta è redatta in carta libera, preferibilmente su apposito modulo prestampato predisposto dall'amministrazione ed inoltrata al dirigente del settore depositario della documentazione richiesta, tramite il protocollo generale. E' fatta salva la regolarizzazione della domanda a norma delle disposizioni in materia di bollo.

4. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, il responsabile del procedimento è tenuto a darne comunicazione al richiedente con piego raccomandato con avviso di ricevimento o altro mezzo idoneo ad accertarne la recezione, nei termini di legge. Il termine del Procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata.

5. In relazione a documentati motivi d'urgenza, la domanda potrà indicare il termine massimo per l'accesso utile all'interesse del richiedente.

6. Sulla base degli indirizzi generali del sindaco, i dirigenti, sentiti i responsabili dei procedimenti, fissano appositi per l'esercizio dell'accesso, coordinandoli con gli orari di apertura al pubblico.

Art. 8

IDENTIFICAZIONE DEL RICHIEDENTE

1. L'esercizio del diritto di accesso formale ai documenti amministrativi avviene previa identificazione del richiedente, effettuata mediante esibizione di un valido documento di identificazione, i cui estremi sono annotati sull'istanza relativa all'accesso.

2. Coloro che presentano richiesta di accesso per conto di enti, persone giuridiche, associazioni, istituzioni o altri organismi devono altresì dichiarare la carica ricoperta o la funzione svolta, che legittima l'esercizio del diritto per conto dei soggetti rappresentati.

3. I rappresentanti, tutori e curatori di soggetti, interessati all'accesso, devono altresì dichiarare la loro condizione ed il titolo legale dal quale la stessa è comprovata.

4. Nella richiesta, debitamente sottoscritta, inviata a mezzo del servizio postale, il richiedente deve trasmettere copia di un documento d'identità valido.

Art. 9

MODALITA' DI ACCESSO

1. Il diritto di accesso si esercita con le modalità indicate all'art. 2, comma 1, secondo quanto specificato nei successivi articoli.

2. L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o regolamento.

3. Nel caso in cui l'interessato richieda documenti connessi ai sensi del precedente comma 2, i termini del procedimento di cui all'art. 6 decorrono dalla data della nuova richiesta e sono ridotti della metà.
4. L'esame dei documenti avviene presso l’ufficio depositario dell’atto negli orari stabiliti dal dirigente o responsabile di settore o servizio, alla presenza, ove necessaria, di personale addetto.

Art. 10

PROCEDIMENTO DI ACCESSO MEDIANTE

RICHIESTA A MEZZO POSTA

1. La richiesta inviata a mezzo del servizio postale, nel rispetto delle modalità indicate all'art. 8, comma 4, deve essere indirizzata all'ufficio protocollo generale, che provvederà a trasmetterla al settore competente.

2. Il responsabile del procedimento trasmette al richiedente una comunicazione scritta contenente 1'indicazione dell'ufficio in cui può prendere visione degli atti ovvero, qualora abbia richiesto il rilascio di copie, la data in cui le stesse saranno disponibili ed i relativi costi, ovvero la comunicazione del diniego o del differimento.

3. Su richiesta dell'interessato le copie potranno essere spedite al recapito da questi indicato, previo pagamento delle somme dovute e con addebito delle relative spese postali.

4. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, ovvero non risulti chiaramente la legittimazione del richiedente, il responsabile del procedimento richiede i chiarimenti necessari ed i termini di cui al precedente art. 6 ricominciano a decorrere dal ricevimento della richiesta perfezionata.

Art. 11

VISIONE DEI DOCUMENTI

1. La visione degli atti e dei documenti amministrativi non sottratti all’accesso è gratuita. L'esame dei documenti, per la durata necessaria, deve avere luogo unicamente presso l'ufficio dove i documenti sono conservati ed è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata per iscritto, fatta constatare la propria identità e, ove occorra, comprovati i propri poteri rappresentativi.

2. L'interessato ha facoltà di prendere appunti e di trascrivere, in tutto o in parte, i documenti presi in visione.

3. Salva l'applicazione delle norme penali è vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualunque modo.

Art. 12

RILASCIO DI COPIE

1. Per il rilascio di copie di atti e documenti amministrativi è dovuto il rimborso del costo di riproduzione oltre alle spese di ricerca. Il rimborso delle spese per la riproduzione di copie ottenute mediante l'uso di macchine fotocopiatrici del Comune è fissato con deliberazione della giunta comunale che provvede altresì ad adeguare periodicamente la tariffa alle variazioni dei costi.

Qualora la riproduzione di atti o documenti abbia caratteristiche tali da non renderne possibile la riproduzione stessa mediante le attrezzature comunali, il richiedente dovrà rimborsare il costo effettivamente sostenuto dal Comune.

I1 costo di ricerca, per gli atti depositati in archivio, è commisurato al diritto di obbligatoria applicazione di cui al n. 5 della tabella d) allegata alla legge 8.6.1962, n. 604, nel testo e nell'importo vigenti.

2. Quando l'invio delle informazioni o delle copie è richiesto per posta, telefax o altro mezzo, sono a carico del richiedente le spese occorrenti per la spedizione o per l'inoltro.

3. Il rimborso degli importi sopra specificati è effettuato mediante versamento su conto corrente postale, versamento presso l'Ufficio Economato e ogni altra modalità prevista da disposizioni normative.

Art. 13

RILASCIO DI COPIA AUTENTICATA

1. Il richiedente, per ottenere copia autenticata, deve precisarlo espressamente nella richiesta e presentare la stessa in regola con le disposizioni in materia di bollo.

2. Per il rilascio di copia autenticata, oltre alle norme del presente regolamento, si applicano le disposizioni di cui alla legge 4.1.1968, n. 15 e del relativo regolamento comunale di attuazione.

3. I dirigenti ed i responsabili di servizio autorizzati autenticano le copie degli atti i cui originali sono depositati presso il loro settore o servizio.

4. Non è consentito il rilascio di copia di una copia dell'atto originale.

Art. 14

RILASCIO DI COPIE IN BOLLO

1. Ai fini del rilascio di copie in bollo, il richiedente deve allegare all'istanza in bollo le marche da bollo necessarie, calcolate in base a quanto prescritto dal D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 e successive modificazioni e novazioni.

2. Nel caso in cui il richiedente abbia presentato istanza in carta semplice è ammessa la regolarizzazione successiva, ai sensi di legge.

Art. 15

DOCUMENTI SOGGETTI ALL'ACCESSO

1. Il diritto di accesso si esercita, di norma, nei confronti di tutti gli atti ed i provvedimenti adottati e/o pubblicati all'albo pretorio del Comune.

2. Si intendono adottati tutti i provvedimenti conclusivi di un procedimento ossia le deliberazioni, le determinazioni, le concessioni, le licenze, le autorizzazioni, i contratti, le ordinanze, le ingiunzioni e, in genere, tutti gli atti ed i provvedimenti conclusivi di un procedimento amministrativo che sia produttivo di effetti giuridici. Rientrano altresì nel diritto di accesso i documenti richiamati ed appartenenti al medesimo procedimento.

Art. 16

DOCUMENTI SOTTRATTI ALL'ACCESSO

1. Sono comunque ed in ogni caso esclusi dal diritto di accesso, senza limiti di tempo:

- i registri di stato civile,

- lo schedario anagrafico,

- i fascicoli personali degli elettori,

- gli atti inerenti la leva militare,

- lo schedario delle carte d'identità,

- i fascicoli personali dei dipendenti,

- rapporti informativi sul personale dipendente,

- notizie, documenti e cose comunque attinenti a selezioni psico-attitudinali,

- accertamenti medico-legali e relativa documentazione,

- documenti e atti relativi alla salute delle persone ovvero concernenti le condizioni psicofisiche delle medesime,

- rapporti alla Procura generale ed alle Procure regionali della Corte dei conti e richieste o relazioni di dette Procure ove siano nominativamente individuati soggetti per i quali si appalesa la sussistenza di responsabilità amministrative, contabili e penali,

- atti di promovimento di azioni di responsabilità di fronte alla Procura generale ed alle Procure regionali della Corte dei conti nonché alle competenti autorità giudiziarie,

- documentazione delle commissioni giudicatrici di concorso, fino alla adozione, da parte dell'Amministrazione, del provvedimento conclusivo del relativo procedimento,

- documentazione in possesso dell'Amministrazione e concernente situazioni private dell'impiegato,

- documentazione attinente a procedimenti penali e disciplinari fino all'adozione del provvedimento conclusivo,

- documentazione attinente ad inchieste ispettive sommarie e formali,

- documentazione attinente ai provvedimenti di dispensa dal servizio,

- il protocollo generale ed i protocolli di settore,

e tutti gli altri documenti o categorie di documenti la cui esclusione sia prevista da disposizioni speciali vigenti o da disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, in quanto contenenti elementi che, se noti, potrebbero arrecare nocumento alla persona, incidendo sulla sfera privata del soggetto interessato.

2. Sono altresì esclusi dall'accesso i pareri resi all'amministrazione da consulenti esterni.

3. Sono infine esclusi dall'accesso, con provvedimento motivato del dirigente o responsabile di settore o servizio interessato, i documenti, o parti di documenti, riguardanti la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono. Deve comunque essere garantita ai richiedenti, che abbiano un interesse personale e concreto, la visione degli atti dei procedimenti amministrativi, la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i loro stessi interessi giuridici.

4. L'elenco dei documenti da sottrarre temporaneamente all'accesso è stabilito dal dirigente o responsabile di settore o servizio, che dispone in tal senso.

5. Sono respinte con provvedimento motivato del responsabile del procedimento le richieste relative a intere categorie di documenti.

6. Non rientrano, in ogni caso, nel diritto di accesso i provvedimenti non adottati, nonché tutti i documenti ad essi relativi e gli atti in corso di istruttoria.